Pierwszy dzień pracy w Niemczech lub Austrii – co warto załatwić wcześniej?

Umowa podpisana, termin rozpoczęcia pracy ustalony, a wyjazd do Niemiec lub Austrii zbliża się wielkimi krokami. W tym momencie łatwo skoncentrować się na organizacji transportu i zakwaterowania, zapominając o dokumentach, które mogą być potrzebne już podczas pierwszych dni pobytu za granicą.

Dobre przygotowanie pozwala uniknąć nerwowego szukania świadectw, zaświadczeń czy certyfikatów już po wyjeździe z Polski. Dlatego zamiast omawiać wszystkie przepisy po kolei, przygotowaliśmy praktyczną listę spraw, które warto sprawdzić przed rozpoczęciem pracy w Niemczech lub Austrii.

1. Sprawdź, jakie dokumenty chce otrzymać pracodawca

Nie istnieje jeden zestaw dokumentów wymagany przy każdym zatrudnieniu. Wiele zależy od stanowiska, branży oraz zasad obowiązujących u konkretnego pracodawcy. Jeszcze przed wyjazdem dobrze jest więc poprosić o dokładną informację, co należy dostarczyć pierwszego dnia pracy.

Najczęściej przydatne są:

• ważny dowód osobisty lub paszport,
• dokumenty dotyczące zatrudnienia,
• świadectwa pracy,
• dyplomy i świadectwa ukończenia szkół,
• certyfikaty zawodowe,
• dokumenty potwierdzające posiadane uprawnienia,
• referencje od wcześniejszych pracodawców.

W przypadku pracy wymagającej określonych kwalifikacji lista może być znacznie dłuższa. Dotyczy to szczególnie zawodów regulowanych oraz stanowisk, na których konieczne jest udokumentowanie konkretnych uprawnień.

2. Nie podpisuj umowy, której warunków nie rozumiesz

Umowa o pracę jest jednym z najważniejszych dokumentów związanych z wyjazdem zarobkowym. Jeżeli została przygotowana w języku niemieckim, należy dokładnie zapoznać się z jej treścią.

Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące:

• wysokości wynagrodzenia,
• liczby godzin pracy,
• zasad rozliczania nadgodzin,
• zakresu obowiązków,
• miejsca wykonywania pracy,
• okresu próbnego,
• urlopu,
• warunków wypowiedzenia,
• ewentualnych potrąceń z wynagrodzenia.

Warto również sprawdzić, czy zakwaterowanie, transport lub inne świadczenia oferowane przez pracodawcę są bezpłatne, czy ich koszt będzie potrącany z pensji.

3. Przygotuj dokumenty zawodowe również po niemiecku

Polski dyplom, certyfikat lub świadectwo może być zrozumiałe dla pracownika polskiej agencji, ale niekoniecznie dla niemieckiego lub austriackiego pracodawcy albo urzędu. Dlatego jeszcze przed wyjazdem warto ustalić, które dokumenty powinny zostać przedstawione w języku niemieckim.

Tłumaczenie może być potrzebne w przypadku dokumentów potwierdzających:

• wykształcenie,
• doświadczenie zawodowe,
• kwalifikacje,
• ukończone kursy,
• uprawnienia zawodowe,
• inne informacje wymagane przez pracodawcę lub instytucję.

Nie należy jednak tłumaczyć wszystkich dokumentów „na zapas”. Najlepiej wcześniej ustalić, czego rzeczywiście wymaga dana instytucja i w jakiej formie tłumaczenie powinno zostać przygotowane.

4. Ustal formalności związane z miejscem zamieszkania

Organizując pracę za granicą, trzeba pomyśleć również o miejscu pobytu. Adres zamieszkania może mieć znaczenie podczas załatwiania kolejnych formalności administracyjnych.

Jeżeli wyjeżdżasz do Niemiec

Po zamieszkaniu w Niemczech należy sprawdzić obowiązek zgłoszenia adresu we właściwym urzędzie. Procedura ta jest powszechnie określana jako Anmeldung.

Przy organizowaniu mieszkania warto upewnić się, że otrzymamy dokumenty potrzebne do przeprowadzenia meldunku. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy zakwaterowanie organizuje pracodawca lub pośrednik.

Jeżeli wybierasz Austrię

W Austrii zgłoszenie miejsca zamieszkania związane jest z dokumentem Meldezettel. Również tutaj warto wcześniej dowiedzieć się, jakie dokumenty będą potrzebne i kto powinien je podpisać.

W przypadku dłuższego pobytu obywatela Unii Europejskiej mogą pojawić się dodatkowe obowiązki związane z potwierdzeniem prawa pobytu.

5. Sprawdź, jak będzie wyglądało ubezpieczenie

Przed pierwszym dniem pracy warto wiedzieć, w jaki sposób zostaniemy zgłoszeni do systemu ubezpieczeń. Legalne zatrudnienie zarówno w Niemczech, jak i Austrii jest powiązane z odpowiednimi ubezpieczeniami społecznymi.

Nie należy zakładać, że wszystkie formalności „zrobią się same”. Dobrym rozwiązaniem jest zapytanie pracodawcy, jakie dane lub dokumenty trzeba przekazać oraz od kiedy pracownik zostanie objęty odpowiednią ochroną.

W Austrii istotnym elementem systemu jest Sozialversicherungsnummer, czyli numer ubezpieczenia społecznego. W Niemczech pracownik również funkcjonuje w systemie ubezpieczeń związanym z legalnym zatrudnieniem.

6. Nie zapomnij o sprawach podatkowych

Rozpoczęcie pracy za granicą oznacza również konieczność prawidłowego rozliczania dochodów. W Niemczech ważnym numerem jest Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID), wykorzystywany do celów podatkowych.

W Austrii przy standardowym zatrudnieniu pracodawca co do zasady potrąca odpowiednie zaliczki podatkowe z wynagrodzenia.

Bardziej złożona sytuacja może wystąpić wtedy, gdy pracownik osiąga dochody w kilku państwach albo jego sytuacja życiowa powoduje wątpliwości dotyczące rezydencji podatkowej. W takich przypadkach warto sprawdzić indywidualne zasady rozliczenia.

7. W Austrii sprawdź warunki dla swojej branży

Osoby rozpoczynające pracę w Austrii powinny zwrócić uwagę na Kollektivvertrag, czyli właściwy dla danej branży układ zbiorowy pracy.

To ważne, ponieważ Austria nie posiada jednej ustawowej płacy minimalnej, która w identycznej wysokości obejmowałaby wszystkich pracowników. Minimalne stawki oraz część warunków zatrudnienia są określane przede wszystkim w układach zbiorowych właściwych dla poszczególnych sektorów.

Porównując ofertę pracy, warto więc sprawdzić nie tylko proponowaną kwotę wynagrodzenia, ale również zasady obowiązujące w konkretnej branży.

8. Zrób kopie najważniejszych dokumentów

Przed wyjazdem dobrze jest przygotować dwa zestawy dokumentacji. Pierwszy powinien obejmować potrzebne oryginały i papierowe kopie, a drugi – wersje elektroniczne.

Można zeskanować między innymi:

• dokument tożsamości,
• umowę dotyczącą zatrudnienia,
• dyplomy i świadectwa,
• certyfikaty zawodowe,
• tłumaczenia,
• ważne zaświadczenia.

Elektroniczne wersje dokumentów warto przechowywać w bezpiecznym miejscu, do którego będziemy mieli dostęp również za granicą.

9. Sprawdź formalności, które można załatwić z Polski

Nie ze wszystkimi sprawami trzeba czekać do momentu przyjazdu. Część przygotowań można rozpocząć wcześniej, szczególnie jeśli dotyczą one kompletowania, przesyłania lub tłumaczenia dokumentacji.

Dzięki możliwości elektronicznego przekazywania dokumentów można wcześniej ustalić wymagania, przesłać materiały do tłumaczenia albo przygotować dokumentację potrzebną po przyjeździe.

Jest to szczególnie wygodne dla osób, które mają już ustaloną datę rozpoczęcia pracy i chcą ograniczyć liczbę formalności wykonywanych w pierwszych dniach pobytu.

10. Przed wyjazdem wykonaj ostatnią kontrolę

Na kilka dni przed podróżą warto jeszcze raz przejrzeć całą dokumentację. Prosta kontrola może uchronić przed sytuacją, w której ważny dokument zostaje w domu.

Sprawdź przede wszystkim:

• czy dokument tożsamości jest ważny,
• czy masz dokumenty dotyczące zatrudnienia,
• czy zabierasz wymagane świadectwa i certyfikaty,
• czy potrzebne dokumenty zostały przetłumaczone,
• czy masz dokumentację dotyczącą zakwaterowania,
• czy znasz adres pracodawcy i miejsca zamieszkania,
• czy posiadasz elektroniczne kopie najważniejszych dokumentów.

Formalności nie muszą komplikować wyjazdu do pracy

Praca w Niemczech lub Austrii jest dla obywateli Polski łatwo dostępna dzięki zasadom obowiązującym w Unii Europejskiej. Brak konieczności uzyskiwania standardowego pozwolenia na pracę nie oznacza jednak braku innych formalności.

Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów jest przygotowanie dokumentacji z wyprzedzeniem. Warto sprawdzić wymagania pracodawcy, zasady meldunku, kwestie związane z ubezpieczeniem i podatkami oraz ustalić, które polskie dokumenty powinny zostać przedstawione w języku niemieckim.

Więcej informacji dotyczących tłumaczenia dokumentów oraz możliwości załatwiania wybranych spraw drogą elektroniczną można znaleźć na stronie www.meritum2.pl.