„Czy mogę to wrzucić w koszty?” to jedno z najczęstszych pytań, jakie przedsiębiorcy zadają księgowej. Nic dziwnego: przy rozliczeniu na skali podatkowej lub podatku liniowym każdy prawidłowo zaksięgowany koszt obniża podatek dochodowy, a często także składkę zdrowotną. Jednocześnie zakwestionowanie kosztu przez urząd skarbowy oznacza zaległość podatkową z odsetkami. Wyjaśniamy, jakie zasady decydują o tym, czy wydatek jest kosztem, i omawiamy najczęstsze wątpliwości.

Złota zasada: związek z przychodem

Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Nie musi on bezpośrednio przynieść pieniędzy. Wystarczy, że ma racjonalny związek z prowadzoną działalnością. Aby wydatek mógł być kosztem, musi spełniać kilka warunków:

• został faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę, z jego środków,
• ma związek z działalnością gospodarczą,
• jest właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w katalogu wydatków, których przepisy nie pozwalają zaliczyć do kosztów.

Ciężar udowodnienia związku wydatku z działalnością spoczywa na podatniku. Im bardziej wydatek wygląda na prywatny, tym lepiej trzeba umieć uzasadnić jego firmowy charakter.

Wydatki, które zwykle nie budzą wątpliwości

• zakup towarów handlowych i materiałów,
• wynajem lokalu, media w lokalu firmowym,
• usługi księgowe, prawne, marketingowe,
• wynagrodzenia pracowników i składki ZUS pracodawcy,
• oprogramowanie, hosting, domena, abonamenty branżowe,
• materiały biurowe i opakowania,
• szkolenia związane z profilem działalności.

Samochód w firmie

Samochód to temat, który budzi najwięcej pytań. Zasady zależą od tego, czy auto jest środkiem trwałym firmy, czy prywatnym samochodem przedsiębiorcy używanym także do celów firmowych, oraz od tego, czy jest wykorzystywane wyłącznie w działalności, czy również prywatnie.

• Przy samochodzie osobowym używanym także prywatnie wydatki eksploatacyjne, takie jak paliwo, serwis czy ubezpieczenie, można zwykle zaliczyć do kosztów tylko w części. Wysokość tej części zależy od tego, czy auto jest w ewidencji środków trwałych.
• Pełne zaliczenie wydatków do kosztów jest możliwe przy samochodach wykorzystywanych wyłącznie w działalności. Wymaga to jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu i zgłoszenia pojazdu do urzędu na potrzeby VAT.
• Amortyzacja samochodów osobowych podlega limitom zależnym od wartości i rodzaju napędu, a przepisy w tym zakresie zmieniały się w ostatnich latach.

Ze względu na liczbę wyjątków i zmian przepisów decyzję o sposobie rozliczania samochodu warto zawsze skonsultować z księgową przed zakupem lub leasingiem.

Telefon, internet i praca z domu

Abonament telefoniczny i internet używane w działalności są kosztem. Jeśli z tego samego telefonu korzystasz prywatnie, bezpieczniej jest rozliczać tylko część wydatków albo mieć osobny numer firmowy. Przy pracy w domu można zaliczyć do kosztów część opłat za media, czynsz czy odsetki od kredytu, proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej wyłącznie na działalność. Wydzielony pokój-biuro to zupełnie co innego niż laptop na stole w kuchni.

Wydatki, które często są kwestionowane

Są kategorie wydatków, przy których urzędy skarbowe szczególnie uważnie sprawdzają związek z działalnością:

• Odzież. Garnitur czy sukienka do pracy zwykle nie są kosztem, bo mogą być używane prywatnie. Inaczej jest z odzieżą roboczą, ochronną czy firmową z logo.
• Posiłki i wyjścia. Wydatki na reprezentację, czyli przyjęcia i upominki budujące wizerunek, przepisy wyłączają z kosztów. Spotkanie biznesowe z klientem bywa jednak traktowane inaczej. Liczą się okoliczności.
• Wyjazdy. Podróż służbowa to koszt, ale wyjazd, który w praktyce jest urlopem z jednym spotkaniem, już nie.
• Sprzęt elektroniczny. Laptop czy telefon tak, ale konsola do gier czy telewizor w salonie wymagają bardzo dobrego uzasadnienia.

Czego nie można zaliczyć do kosztów?

Ustawa o podatku dochodowym zawiera długi katalog wydatków wyłączonych z kosztów. Należą do niego m.in.:

• kary i grzywny, odsetki od zaległości podatkowych,
• wydatki na reprezentację,
• własne wynagrodzenie przedsiębiorcy prowadzącego JDG,
• wydatki zapłacone gotówką powyżej limitu, gdy przepisy wymagają płatności przelewem.

Dokumentowanie wydatków

Podstawowym dowodem jest faktura, w tym faktura z KSeF. Paragon z NIP do kwoty 450 zł brutto jest traktowany jak faktura uproszczona. W niektórych przypadkach kosztem może być wydatek udokumentowany innym dowodem, np. umową czy dowodem wewnętrznym, ale to wyjątki. Dobrym nawykiem jest dopisywanie przy nietypowych wydatkach krótkiej notatki o ich celu. Po kilku latach, przy ewentualnej kontroli, trudno sobie przypomnieć, po co kupiono dany przedmiot.

Ryczałt: koszty nie mają znaczenia

Warto przypomnieć, że na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podatek płaci się od przychodu, bez odliczania kosztów. Dla przedsiębiorcy na ryczałcie kwestia kosztów ma więc znaczenie przede wszystkim przy VAT, a nie przy podatku dochodowym.

Lepiej zapytać przed zakupem

Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca dowiaduje się o zasadach rozliczenia już po dokonaniu zakupu. Krótka rozmowa z księgową przed większym wydatkiem pozwala wybrać korzystniejszą formę: zakup, leasing czy najem, i od razu prawidłowo udokumentować transakcję. Przedsiębiorcy szukający doświadczonego wsparcia mogą skorzystać z usług, jakie oferuje biuro rachunkowe Radom PRIMUS. Biuro prowadzi KPiR, ewidencje ryczałtowe i pełną księgowość dla małych i średnich firm, dostosowując obsługę do indywidualnych potrzeb klientów.

Podsumowanie

Kosztem jest wydatek faktycznie poniesiony, związany z działalnością, prawidłowo udokumentowany i niewyłączony przepisami. Samochód, telefon, praca z domu czy odzież to obszary, w których szczegóły mają ogromne znaczenie. Rozsądne podejście i konsultacja z księgową pozwalają legalnie obniżyć podatki bez ryzyka sporów z urzędem skarbowym.